Comment assurer la gestion d’une note de frais

La gestion d’une note de frais est une démarche simple jusqu’à ce que l’entreprise emploie plusieurs collaborateurs et que les demandes de remboursement s’entassent. Voici comment faire une note de frais et comment organiser cet aspect administratif.

Qu’est-ce qu’une note de frais?

La note de frais est définie comme étant un justificatif qui recoupe une dépense faite par le dirigeant ou un salarié à titre personnel, dans le cadre de sa mission professionnelle. La note de frais permet de se faire rembourser par l’entreprise. Cette option n’est possible que si vous faites une dépense personnelle au profit de l’activité professionnelle, justifiable et proportionnelle au modèle économique.

Comment se faire rembourser ses notes de frais ?

Il existe trois systèmes pour se faire rembourser des frais professionnels :

  • Le système de remboursement aux frais réels
  • Le remboursement forfaitaire
  • La déduction fiscale personnelle
  • Le système du remboursement aux frais réels

Le système du remboursement des frais réels consiste au remboursement du montant exact des sommes engagées, sur présentation de la facture d’achat (une facture de restaurant, un ticket de transport, de stationnement ou de péage…).

Le système de remboursement forfaitaire

Le système forfaitaire est défini comme étant un remboursement selon un forfait, dont le barème est mis en place par l’URSSAF. Le remboursement forfaitaire remplace le remboursement au fil de l’eau via les frais réels. Il permet d’éviter tout l’administratif lié à l’établissement d’une note de frais, notamment la conservation des factures. Ce système allège le travail du service comptabilité, mais il est intéressant uniquement si le collaborateur concerné doit opérer des dépenses récurrentes dans le cadre de sa mission. Les frais de télétravail, de plus en plus courants, sont généralement remboursés au forfait. Notez que seuls les salariés peuvent bénéficier de ce mode de remboursement forfaitaire

La déduction fiscale pour frais professionnels

Une autre façon de « récupérer » les sommes qui ont été engagées pour l’activité est d’opter pour la déduction fiscale pour frais professionnel. Elle est appliquée sur la rémunération du collaborateur ou du dirigeant, dans le cadre de son imposition personnelle à l’impôt sur le revenu. La déduction fiscale s’élève à environ 10 % et elle est plafonnée (environ 7 000 euros par an).

Les règles à suivre pour la constitution d’une note de frais

Nous allons vous pourvoir de quelques règles pour savoir comment rembourser vos collaborateurs selon les règles de l’art

La note de frais pour une dépense de restaurant

Votre collaborateur souhaite se faire rembourser une note de restaurant qu’il a payée de sa poche dans le cadre de sa mission professionnelle. Ici, pour obtenir remboursement, il doit vous présenter la facture :

  • À comptabiliser en note de frais
  • À conserver dans votre comptabilité, assortie d’une annotation précisant le motif du repas (invitation d’un client à déjeuner, repas d’un salarié en mission…) et le nom des personnes concernées par la dépense (notamment les invités lorsqu’il s’agit d’un repas d’affaires)

La note de frais d’hébergement

Il faut savoir qu’une facture d’hébergement (hôtel, location Airbnb…) est remboursée par l’entreprise uniquement si la personne qui l’a payée vit à plus de 50 kilomètres du lieu concerné. Le paiement de l’hébergement est alors justifié par l’éloignement géographique.

Le système des indemnités kilométriques

Le collaborateur ou le dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut obtenir une indemnisation forfaitaire pour frais kilométriques. Cette indemnisation représente les dépenses personnelles de carburant, d’entretien et d’usure du véhicule. L’indemnité kilométrique est calculée à l’issue de chaque période selon un barème très précis mis en place par l’administration. Pour en bénéficier, il y a lieu de justifier des éléments suivants :

  • Le motif des déplacements durant la période concernée
  • Le lieu des missions
  • Le kilométrage effectué
  • La puissance fiscale du véhicule

Notez que des indemnités kilométriques peuvent être versées au collaborateur pour son trajet du domicile au lieu de travail à condition qu’il n’y ait pas de transport en commun aux horaires de travail.

Pour en savoir plus sur le logiciel de note de frais suivez le lien : https://www.accretio.io/note-de-frais/

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