Comment faire un bon reporting

Un reporting est un outil utilisé pour la communication de données. Il a d’abord été utilisé dans les services financiers et se retrouve désormais dans l’ensemble des services en entreprise. Marketing, logistique, direction administrative et financière, ressources humaines, comptabilité…tous ont adopté cet outil, quelle que soit sa périodicité (mensuel, hebdomadaire…).

Définition de reporting

Un reporting est défini comme étant un outil qui sert à communiquer des données. Les données sont aujourd’hui participent à la conception d’une base de données qui  peuvent être exploitées dans ce reporting.

Les enjeux d’un reporting

Le reporting est un outil crucial pour comprendre le marché sur lequel évolue une entreprise. Ce regard sur le passé et le présent participe à la construction d’une prospective qui est une approche rationnelle consistant  à élaborer des scénarios à partir des données collectées. Un DAF, un Directeur des Ressources Humaines et également un Responsable Marketing et Communication ont certainement besoin de cette prospective pour garantir les prochains résultats. Cependant, la donnée nécessaire à la constitution de ces reportings doit être collectée et traitée en permanence. La prospective est itérative et se fonde sur des ajustements et des corrections. À titre d’exemple, les données présentes dans un tableau Excel antérieures à six mois proposent une vision sans doute différente de celles collectées il y a une semaine. Cette différence est à prendre en considération ! L’enjeu est alors économique. De plus, le reporting permet de se mesurer par rapport à la concurrence, de suivre le cycle de vie d’un produit, d’anticiper les potentielles crises d’un secteur, de valoriser l’action des équipes, d’ajuster le prix d’un produit ou encore d’optimiser et de préparer la livraison de commandes…

Comment faire un bon reporting ?

Choisissez de préférence une solution interactive ! Sinon vous risquez de saturer l’esprit de vos collaborateurs avec des reporting interminables. De plus, ils comporteront forcément des informations à faible valeur ajoutée. Aller donc à l’essentiel ! Une solution interactive permet cette simplicité. L’information est donc globale et peut se préciser

Un reporting de qualité débute par une réflexion autour de son contenu. Quels sont vos objectifs car votre reporting dépend donc essentiellement de vos objectifs. Bien entendu des KPI plutôt généraux sont à conserver. Ceux qui vous informent des performances générales de votre société sont indispensables !

Vos indicateurs doivent pouvoir être comparés d’une période à l’autre. Ils doivent également participer aux processus décisionnels. De plus, un reporting portant sur toute l’entreprise demande des données provenant de beaucoup de services. Dans cet outil il est possible de retrouver des données issues de la comptabilité, des RH, des achats etc. Faire travailler tout le monde en synergie est particulièrement efficace si la solution utilisée est un SaaS. Les solutions SaaS, totalement dématérialisées, offrent un meilleur partage. De plus ces solutions sont en phase avec l’évolution des métiers, elles sont simplement accessibles grâce à une connexion internet. Ainsi, un prestataire externe ou un collaborateur en télétravail peut facilement participer à la construction du reporting !

En plus, il faut penser que le partage du reporting répond à un besoin de transparence et responsabilise les collaborateurs et comme vous le savez l’un des enjeux du reporting est l’humain ! Nous demandons aux collaborateurs de participer à la production de données. Il est alors fondamental de leur apporter des retours, d’ajuster leurs actions et de les féliciter dans les succès !

Un bon reporting est aussi un reporting en perpétuelle évolution ! La vie d’une société est parsemée de bonnes et de mauvaises performances, des produits arrivent dans des phases de déclin, des services ferment…Faire face à ces fluctuations est important. Les  indicateurs doivent donc être souples et il faut savoir en modifier certains autres.

Voici les caractéristiques d’un bon reporting :

  • Il contient uniquement les indicateurs essentiels
  • Il comprend des KPI réfléchis
  • Il reflète exactement la santé de votre activité
  • Il est interactif
  • Il permet de communiquer sur le travail des collaborateurs
  • Il évolue

Le reporting est donc un outil qui va servir à étudier les performances d’une entreprise, de l’un de ses services ou même ceux d’une association. Il comprend un panel restreint de KPI afin pour aller à l’essentiel et de faciliter la transmission de l’information.

Pour en savoir plus sur le reporting, suivez le lien  : https://www.artis.fr/solutions/artis-bi/

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