Comment équiper un collaborateur pour le télétravail ?

Dans le cadre du télétravail, l’employeur est tenu de prendre en charge l’équipement de ses collaborateurs qui travaillent à distance. Il doit aussi assurer les infrastructures nécessaires pour la communication, ainsi que les logiciels utiles à la réalisation de la tâche assignée.

Fournir les équipements nécessaires pour le travail à distance

L’entreprise est tenue de fournir au salarié travaillant à distance l’ensemble des outils nécessaires à son activité, comme un ordinateur ou une imprimante. Les équipements informatiques ou bureautiques doivent être équivalents à ceux des collaborateurs qui travaillent au sein des locaux de la société.

Il est également envisageable de mettre à la disposition du télétravailleur des postes de travail incluant un bureau, une chaise, une table… Par ailleurs, l’employeur se doit de prendre en charge les frais de téléphone professionnel, ainsi que l’accès à internet, les fournitures de bureau, ou les éventuels frais postaux. Certains employeurs n’hésitent pas à faire signer à leurs salariés des chartes qui interdisent l’utilisation de ce matériel en dehors du cadre professionnel.

Pour s’assurer d’avoir en permanence les dernières versions du matériel informatique avec le meilleur prix, de nombreuses entreprises se tournent aujourd’hui vers la location de pc portable ou d’autres équipements. Cette alternative permet aux salariés en télétravail de bénéficier d’un service d’assistance technique efficace, tout en bénéficiant d’ordinateurs, imprimantes ou écrans avec des hautes performances techniques.

Prévoir les outils de travail collaboratif et de communication

Pour réussir le télétravail, le salarié doit être en mesure de garder le contact et de communiquer en temps réel avec ses employeurs. Il existe de nombreuses solutions de travail collaboratif, certains sont disponibles directement en ligne sans aucune installation, d’autres sont payants et à la charge de l’entreprise.

Il est possible d’utiliser des agendas partagés, des outils de partage de documents en ligne, ou un web mail pour permettre au travailleur d’accéder à ses courriers électroniques à distance, sur le serveur sécurisé de l’entreprise.

De même, le salarié détaché peut rester en contact avec les autres membres de son équipe, à travers les outils de messagerie instantanée et de chat. En ce qui concerne les réunions, elles peuvent être tenues de manière virtuelle, en utilisant les logiciels de visioconférence.

Les logiciels fournis par l’entreprise doivent respecter les normes de sécurité informatique, en veillant à établir une connexion sécurisée et à assurer le cryptage des données confidentielles.

Garantir la sécurité des employés en télétravail, grâce à un matériel sûr et ergonomique

Le salarié en télétravail doit bénéficier d’un équipement sûr, au même titre que ses collègues qui travaillent sur site. Cette disposition vise à assurer la sécurité des travailleurs à distance, afin de ne pas engendrer des coûts supplémentaires, et de ne pas faire de différence avec les autres salariés.

Il s’agit là d’une obligation régie par les textes de loi, qui a pour objectif d’éviter au salarié l’utilisation de son propre matériel personnel, dont les responsables de l’entreprise ne connaissent ni la vétusté ni l’état général de fonctionnement.

En effet, en matière d’équipements informatiques, un matériel usité est susceptible de mettre en jeu la sécurité des utilisateurs, en provoquant par exemple des courts-circuits. Le matériel fourni aux télétravailleurs doit donc obéir aux mêmes normes de sécurité que celui présent dans les locaux de l’entreprise. Si un salarié en télétravail souhaite utiliser son propre matériel, alors c’est à l’employeur d’en assurer l’entretien et l’adaptation.

Par ailleurs, pour garantir la santé des travailleurs, l’employeur se doit de fournir un matériel ergonomique aux salariés qui sont en télétravail. Les équipements, notamment les écrans, doivent être adaptés au temps passé devant l’ordinateur, et le travail doit être interrompu régulièrement.

Parallèlement à la sécurisation des équipements, se pose la question de l’espace de travail pour les salariés à domicile. Les locaux doivent être en conformité avec ceux de l’entreprise, du point de vue des installations électriques, et de la sécurité du matériel. Ainsi, il convient de prévoir une pièce du logement et de la dédier au télétravail, afin de permettre à l’employeur de sécuriser l’endroit et d’éviter les interactions avec les autres occupants de la maison.

Assurer l’entretien des équipements

L’employeur est tenu d’effectuer l’entretien des équipements fournis aux salariés, et notamment le matériel informatique. Ainsi, les collaborateurs qui sont en télétravail doivent veiller à informer leurs responsables de tout mauvais fonctionnement ou de toute panne.

Un suivi technique doit également être assuré par l’employeur, en fournissant aux télétravailleurs un service d’assistance approprié. Cette obligation légale se base sur le constat que le salarié en télétravail ne bénéficie pas des mêmes possibilités que ses collègues sur site. Ces derniers peuvent en effet changer de poste de travail en cas de panne, ou appeler un technicien, alors que le télétravailleur ne dispose pas forcément d’une solution de rechange.

L’entretien du matériel fourni aux salariés qui travaillent à distance permet d’éviter la perte de temps, et de ne pas imputer les temps de pause.