Les avantages de la dématérialisation de documents

La dématérialisation des documents est devenue une nécessité pour plusieurs secteurs de l’économie. C’est pour qu’un grand nombre d’entreprises se sont engagées dans cette pratique. En effet, elle concerne les commandes, les appels d’offres, les factures et même les bulletins de paie. Comme les documents physiques, les documents dématérialisés demandent aussi la mise en place d’une gestion électronique. Cela permet de retrouver facilement les différents fichiers et les modifier.

Qu’est-ce que la dématérialisation de documents

La dématérialisation d’un document fait en sorte de le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. De ce fait, un bulletin de paie dématérialisé est produit par un Système d’Information Ressources Humaines. Bien sûr, il est possible que ce soit d’autres documents, comme une facture PDF ou un contrat client. En réalité, c’est tout un processus qui est dématérialisé. En effet, c’est toute une réorganisation en profondeur du processus de traitement d’un flux de documents. Cela comprend donc les tâches à réaliser, les divers intervenants, les outils mis en œuvre et les procédures.

En ce qui concerne la gestion et la conservation des documents, la dématérialisation est un simple maillon de toute une chaîne. De ce fait, dès que ces documents sont numérisés, d’autres tâches  importantes sont à réaliser. Il s’agit de l’accès, la consultation, les transferts, la validation, l’utilisation, la conservation des documents dématérialisés, la durée de conservation, etc. Dans ce cas il est question de la Gestion Electronique des Documents et de l’archivage. Ainsi, mettre en œuvre la dématérialisation des documents entraine la mise en place d’un outil de GED. Cela permet l’automatisation d’une grande partie des traitements à faire, à l’instar de la réception, de la vérification, la validation, et éventuellement paiement. Ainsi, ce processus a permis une réduction des délais de traitement.

Les avantages de la dématérialisation de documents ?

En ce qui concerne la dématérialisation des documents, les moyens techniques qui sont utilisés sont  les mêmes. Mais sachez, qu’il n’est pas possible de  dématérialiser de la même façon une facture que ce soit  pour un fournisseur ou pour un client, ou bien un bulletin de paie, etc. Les traitements et la gestion de ces différents types de documents sont complètement différents. Mais l’intérêt est d’obtenir un gain de temps assez important pour l’entreprise. La dématérialisation fournit donc une plus grande flexibilité au travail, grâce aux divers avantages de la dématérialisation, à savoir

  • Des économies matérielles : l’objectif principal de la dématérialisation de documents est la réduction de la production de documents papier, dont l’impression, la multiplication, la conservation et l’archivage ;
  • Des économies de temps via une simplification des échanges comme la  diminution du temps de saisie comptable, des contrôles et des rapprochements automatiques des bons de commande, etc. ;
  • Une gestion simplifiée de l’entreprise avec une sécurité et une traçabilité accrue des flux et moins d’espace de stockage ;
  • La possession de documents accessibles et modifiables à distance ;
  • Les aspects écologiques et financiers, dont bien sur la réduction de la quantité de papier utilisé.

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